원격 근무 중 커뮤니케이션 및 협업을 개선하는 방법

최근 코로나19 팬데믹이후 인해 원격 근무가 많이 확산되어
효과적인 커뮤니케이션 및 협업이 중요한 요소가 되었습니다.

본 글에서는 원격 근무 중 커뮤니케이션 및 협업을 개선하는
구체적인 방법과 실제 사례를 살펴봅니다.

 

원격 근무 중 커뮤니케이션 및 협업

I. 원격 근무의 특성 이해하기

원격 근무의 특성을 이해하는 것이 첫 번째 단계입니다. 원격 근무는 유연한 시간과 공간에서 업무를 수행할 수 있는 반면, 직접적인 대면 소통이 어렵기 때문에 커뮤니케이션 방식이 달라집니다. 이를 인식하고 적절한 소통 도구와 방법을 선택하는 것이 중요합니다.

예를 들어, 대기업들의 일부 원격 근무 팀은 직원들이 서로 온라인으로 소통하고 협업할 수 있도록 슬랙(Slack)을 도입했습니다. 이를 통해 실시간으로 의사소통하며 업무를 처리할 수 있었습니다.

 

II. 적절한 커뮤니케이션 도구 선택하기

원격 근무에서 효과적인 커뮤니케이션을 위해 적절한 도구를 선택하는 것이 중요합니다. 구글 행아웃, 슬랙, 줌 등 다양한 도구가 있지만, 각 도구의 특성과 팀의 필요에 맞게 선택해야 합니다. 예를 들어, IT 스타트업들은 프로젝트별로 다양한 협업 도구를 사용합니다. 개발 팀은 코드 협업을 위해 GitHub를, 디자인 팀은 디자인 협업을 위해 Figma를 사용하며, 전체 회의는 Zoom을 통해 진행합니다. 그외에 다양한 커뮤니케이션 도구를 소개하면,

 

1. 슬랙(Slack)
   슬랙은 팀 커뮤니케이션 및 협업을 위한 클라우드 기반 플랫폼입니다. 슬랙은 채널을 기반으로 업무 관련 대화를 진행할 수 있으며, 공용 채널, 비공개 채널, 개별 대화 등 다양한 형태의 채널이 존재합니다. 또한, 파일 공유, 음성 및 영상 통화 기능을 제공하며, 다양한 앱과의 통합이 가능합니다. 이를 통해 업무 프로세스를 원활하게 진행할 수 있습니다.
2. 구글 행아웃(Google Hangouts)
   구글 행아웃은 구글 워크스페이스에 포함된 메시징, 음성 및 영상 통화 서비스입니다. 구글 행아웃을 통해 팀원 간 실시간 대화를 나눌 수 있으며, 그룹 채팅, 영상 회의 등 다양한 커뮤니케이션 기능을 제공합니다. 구글 캘린더와의 통합을 통해 회의 일정을 쉽게 관리할 수 있습니다.
3. 줌(Zoom)
   줌은 원격 회의, 웨비나, 화상 강의 등 다양한 목적으로 사용되는 클라우드 기반 비디오 커뮤니케이션 플랫폼입니다. 줌은 최대 1,000명까지 동시 참여가 가능한 비디오 회의 기능을 제공하며, 화면 공유, 대화 기록, 녹화 기능 등 다양한 기능을 지원합니다. 또한, 줌은 웹 브라우저, 데스크톱 앱, 모바일 앱에서 사용할 수 있어 편리하게 원격 회의를 진행할 수 있습니다.
4. Microsoft Teams
   Microsoft Teams는 마이크로소프트가 제공하는 팀 협업 및 커뮤니케이션 플랫폼입니다. 팀 채팅, 화상 회의, 파일 공유, Office 365와의 통합 등 다양한 기능을 제공합니다. Microsoft Teams를 사용하면 프로젝트별로 팀을 생성하여 관리할 수 있으며, 각 팀 내에서 채널을 만들어 더 세부적인 업무를 진행할 수 있습니다.
5. Discord
   Discord는 게임 커뮤니티를 위해 개발된 인스턴트 메시징 및 음성/비디오 통화 서비스입니다. 하지만, 이 도구는 게임뿐만 아니라 다양한 팀 및 커뮤니티에서도 사용되고 있습니다. Discord는 서버를 생성하여 팀원들을 초대하고, 텍스트 채널과 음성 채널을 통해 원활한 커뮤니케이션을 할 수 있습니다.
6. Cisco Webex
   Cisco Webex는 시스코가 제공하는 클라우드 기반의 비디오 컨퍼런싱, 온라인 회의, 화상 강의 및 웨비나 솔루션입니다. Webex는 웹 브라우저, 데스크톱 앱, 모바일 앱에서 사용할 수 있으며, 파일 공유, 화면 공유, 회의 녹화 등 다양한 기능을 지원합니다. 또한, 보안 기능이 강화되어 기업들이 선호하는 커뮤니케이션 도구 중 하나입니다.
7. Mattermost
   Mattermost는 오픈 소스 기반의 팀 채팅 및 협업 플랫폼으로, Slack과 유사한 기능을 제공합니다. Mattermost는 온프레미스 설치가 가능하여 보안 및 데이터 보호에 중점을 둔 기업들이 사용하기 적합합니다. 팀 채널, 개인 메시지, 파일 공유 등 다양한 기능을 지원하며, 다양한 앱과의 통합이 가능합니다.
8. Rocket.Chat
   Rocket.Chat은 오픈 소스 기반의 팀 커뮤니케이션 및 협업 도구로, 팀 채팅, 파일 공유, 비디오/음성 콜 등의 기능을 제공합니다. Rocket.Chat은 웹 브라우저, 데스크톱 앱, 모바일 앱에서 사용할 수 있으며, 온프레미스 설치가 가능하여 기업의 보안 및 데이터 보호 요구 사항을 충족할 수 있습니다. Rocket.Chat은 사용자 정의 및 테마 변경이 가능하며, 다양한 앱과의 통합을 지원합니다.
9. Flock
   Flock은 실시간 메시징, 파일 공유, 화상 회의 등 다양한 커뮤니케이션 기능을 제공하는 협업 도구입니다. Flock은 채널, 그룹 채팅, 일대일 대화를 통해 원활한 커뮤니케이션을 지원하며, 투표, 일정 관리, 할 일 목록 등의 기능을 제공합니다. 또한, Flock은 다양한 앱과의 통합이 가능하여 업무 효율성을 높일 수 있습니다.
10. Chanty
    Chanty는 인공지능(AI) 기반의 팀 채팅 및 협업 도구로, 텍스트 채팅, 음성/비디오 콜, 파일 공유 등 다양한 커뮤니케이션 기능을 제공합니다. Chanty의 AI 기능은 대화의 중요한 부분을 자동으로 강조하여 업무에 도움을 주며, 사용자가 정보를 쉽게 찾을 수 있도록 지원합니다. Chanty는 웹 브라우저, 데스크톱 앱, 모바일 앱에서 사용할 수 있습니다.

 

III. 비대면 회의 효과적으로 진행하기

비대면 회의를 효율적으로 진행하려면 사전 준비가 필요합니다. 일정과 회의 목적을 미리 공지하고, 회의록을 작성해 참석자들이 회의 내용을 쉽게 이해할 수 있도록 해야 합니다. 또한, 비대면 회의에서도 참석자들의 참여를 유도하고, 의사결정을 원활하게 진행하기 위해 적절한 의사소통 방법을 활용해야 합니다.

예를 들어, 글로벌 마케팅 회사들의 일부는 월간 전체 회의에서 각 팀별 진행 상황을 공유하기 위해 Google Slides를 사용합니다. 이를 통해 회의 내용을 시각적으로 전달하며, 참석자들이 쉽게 이해할 수 있도록 돕습니다. 

 

IV. 원격 협업 도구 활용하기

원격 근무에서 협업 도구를 활용하면 업무 프로세스를 원활하게 진행할 수 있습니다. Trello, Asana, Notion 등 다양한 협업 도구를 사용하여 업무를 관리하고, 팀원들 간의 일정과 진행 상황을 공유할 수 있습니다.

예를 들어, 게임 개발 회사들은 프로젝트 관리를 위해 Asana를 사용합니다. 각 팀원이 담당하는 업무와 일정을 공유하며, 서로의 진행 상황을 파악할 수 있어 협업이 원활하게 진행됩니다. 프로젝트 협업 도구를 소개하면,

1. Trello
   Trello는 칸반 보드 형식의 프로젝트 관리 및 협업 도구입니다. Trello를 사용하면 업무를 카드 단위로 작성하여, 다양한 보드와 리스트로 구성하여 진행 상황을 시각적으로 관리할 수 있습니다. 팀원 간에 카드를 공유하거나, 업무에 대한 설명, 첨부 파일, 기한 등을 설정할 수 있습니다. Trello는 웹 브라우저와 앱에서 사용할 수 있어 언제 어디서든 업무를 관리할 수 있습니다.
2. Asana
   Asana는 업무 관리 및 협업을 위한 웹 기반 도구입니다. Asana를 통해 프로젝트, 일정, 업무, 팀원 간의 커뮤니케이션을 한 곳에서 관리할 수 있습니다. Asana는 목록, 보드, 타임라인, 달력 등 다양한 뷰를 제공하여 사용자의 선호에 따라 업무를 관리할 수 있습니다. 또한, 다양한 앱과의 통합이 가능하여 업무 프로세스를 더욱 원활하게 만들 수 있습니다.
3. Notion
   Notion은 문서 작성, 데이터베이스 관리, 업무 관리 등 다양한 기능을 제공하는 올인원 워크스페이스 플랫폼입니다. Notion을 사용하면 팀원 간의 협업 문서를 작성하거나, 템플릿을 사용하여 업무 프로세스를 구축할 수 있습니다. 또한, Notion은 페이지를 중첩하여 구조화할 수 있어 업무에 따른 계층 구조를 만들어 관리할 수 있습니다. Notion은 데스크톱과 모바일 앱에서 모두 사용할 수 있습니다.
4. Basecamp
   Basecamp는 프로젝트 관리 및 팀 협업을 위한 올인원 웹 기반 도구입니다. Basecamp는 업무 일정, 파일 공유, 토론, 할 일 목록 등 다양한 기능을 제공하며, 프로젝트별로 별도의 워크스페이스를 구성할 수 있습니다. 이를 통해 팀원들이 원활하게 협업하고 프로젝트 진행 상황을 파악할 수 있습니다.
5. Microsoft Teams
   Microsoft Teams는 마이크로소프트가 제공하는 팀 협업 및 커뮤니케이션 플랫폼입니다. 팀 채팅, 화상 회의, 파일 공유, Office 365와의 통합 등 다양한 기능을 제공합니다. Microsoft Teams를 사용하면 프로젝트별로 팀을 생성하여 관리할 수 있으며, 각 팀 내에서 채널을 만들어 더 세부적인 업무를 진행할 수 있습니다.
6. ClickUp
   ClickUp은 워크스페이스, 프로젝트, 리스트, 태스크 등 다양한 단계로 구성된 업무 관리 및 협업 도구입니다. ClickUp은 목록, 보드, 달력, Gantt 차트 등 다양한 뷰를 제공하여 사용자의 선호에 맞게 업무를 관리할 수 있습니다. 또한, 다양한 앱과의 통합이 가능하여 업무 프로세스를 더욱 원활하게 만들 수 있습니다.
7. Monday.com
   Monday.com은 팀 협업 및 프로젝트 관리를 위한 클라우드 기반의 작업 운영 시스템입니다. 워크스페이스를 생성하고, 프로젝트, 일정, 업무, 팀원 간의 커뮤니케이션 등을 한 곳에서 관리할 수 있습니다. 또한, 사용자 정의 뷰와 자동화를 활용해 원하는 방식으로 업무를 관리할 수 있습니다.

 

V. 팀원들과의 신뢰 구축 및 관계 유지

원격 근무에서 팀원들과의 신뢰 구축 및 관계 유지는 성공적인 협업을 위해 필수적입니다. 투명한 의사소통을 통해 팀원들이 서로의 작업 상황을 이해하고, 필요한 지원을 제공할 수 있습니다. 또한, 긍정적인 피드백과 인정을 통해 팀원들의 동기를 부여하고, 성과를 높일 수 있습니다. 예를 들어, 헬스케어 스타트업 RST는 팀원들이 서로의 업무를 인지하고 칭찬할 수 있는 주간 공유 회의를 개최합니다. 이를 통해 팀원들 간의 동기부여가 이루어지고 긍정적인 업무 분위기가 형성됩니다. 예를 들면 다음과 같은 사항을 고려하면 도움이 됩니다.

1. 정기적인 커뮤니케이션: 팀원들과 정기적으로 소통하고 상호 피드백을 주고받는 것이 중요합니다. 회의, 원격 모임, 슬랙 등의 도구를 활용하여 지속적으로 의사소통하세요.
2. 명확한 의사 전달: 원황 근무 환경에서는 의사 전달이 왜곡되거나 누락될 수 있습니다. 명확하고 구체적인 의사 전달을 통해 오해를 방지하고 팀원 간의 신뢰를 높일 수 있습니다.
3. 개인적인 관심 보여주기: 업무 외의 시간에도 팀원들과 대화를 나누어 개인적인 관심을 보여주는 것이 좋습니다. 팀원들의 취미, 가족, 개인적인 경험 등에 관심을 가지고 대화를 나누어 관계를 더 깊게 만들 수 있습니다.
4. 팀 빌딩 활동: 원격 근무 팀의 경우에도 온라인 상에서 팀 빌딩 활동을 진행할 수 있습니다. 가상 게임, 퀴즈, 온라인 워크숍 등 다양한 활동을 통해 팀원들과의 유대감을 강화하세요.
5. 공정한 평가 및 인정: 팀원들의 노력과 성과를 공정하게 평가하고 인정해주는 것이 중요합니다. 팀원들의 업무 성과를 적절하게 인정하고 격려하여 팀원 간의 신뢰를 높이고 긍정적인 분위기를 조성하세요.
6. 명확한 역할 및 책임: 팀원들 간의 역할과 책임을 명확하게 설정하고 공유하여 팀원들이 서로의 업무를 이해하고 존중할 수 있도록 만드세요.
7. 적절한 피드백 제공: 팀원들에게 적절한 피드백을 제공하여 개선할 수 있는 기회를 제공하세요. 긍정적인 피드백은 팀원들의 자존감을 높이고, 부정적인 피드백은 개선을 위한 기회로 활용될 수 있습니다.
8. 개방적인 문화 조성: 팀원들이 의견을 자유롭게 공유할 수 있는 분위기를 만드세요. 개방적인 문화는 팀원들이 서로의 생각과 아이디어를 존중하고 신뢰할 수 있는 환경을 조성합니다. 팀원들이 의견을 개진할 수 있게 하고, 건설적인 비판과 대화를 격려하세요.
9. 원격 근무에 대한 이해: 원격 근무 환경에서는 팀원들의 개인적인 상황이 다양할 수 있습니다. 팀원들의 상황을 이해하고 배려하며, 필요한 지원을 제공하여 신뢰와 관계를 유지하세요.
10. 성과 중심의 관리: 원격 근무에서는 성과 중심의 관리 방식이 중요합니다. 업무 과정보다는 결과에 초점을 맞추고, 팀원들이 자유롭게 업무를 수행할 수 있도록 지원하세요. 이러한 관리 방식은 팀원들의 창의성과 능력을 최대한 발휘할 수 있는 환경을 조성하며, 서로의 신뢰를 높입니다.

 

VI. 원격 근무 시간 관리 및 업무-생활 균형

원격 근무에서 시간 관리 및 업무-생활 균형을 유지하는 것이 중요합니다. 효과적인 시간 관리 전략으로는 포모도로 기법, 시간 블록 기법 등이 있으며, 이를 통해 집중력을 높이고 휴식 시간을 확보할 수 있습니다. 또한, 업무 시간과 개인 시간을 명확하게 구분하여 스트레스를 줄이고 업무 만족도를 높일 수 있습니다.

예를 들어, 스타트업들의 프로그램 개발팀은 포모도로 기법을 활용하여 업무 시간을 관리합니다. 25분간 집중하여 작업한 후, 5분간 휴식을 취하는 방식으로 업무 효율성을 높이고 있습니다.

또한, 원격 근무 시 정기적인 운동과 스트레칭, 적절한 휴식을 통해 건강한 업무-생활 균형을 유지할 수 있습니다. 짧은 산책이나 집에서 할 수 있는 홈트레이닝 등을 통해 체력과 정신력을 유지할 수 있습니다.

 

VII. 결론

원격 근무는 점점 더 많은 기업들이 도입하는 추세이며, 이에 따라 원활한 커뮤니케이션 및 협업이 중요해집니다. 이 글에서 소개한 개선 방안들을 지속적으로 적용하고 평가함으로써 원격 근무 환경에서도 높은 생산성과 만족도를 달성할 수 있습니다.

마지막으로, 변화하는 환경에 대한 적응이 필수적입니다. 기술 발전 및 새로운 원격 근무 도구가 등장함에 따라 팀원들이 지속적으로 학습하고 발전해야 합니다. 이를 통해 원격 근무 중 커뮤니케이션 및 협업을 개선하는 방법을 찾아내어 성공적인 결과를 이룰 수 있습니다.